Het OCMW vereenvoudigt haar briefwisseling
De brieven naar de klanten van het OCMW zijn vaak complex, met administratieve en juridische termen. Daarom richtte het Jetse OCMW een werkgroep op om de leesbaarheid van haar communicatie te verhogen.
Een ambitieus project aangezien er wekelijks zowat 500 brieven vertrekken vanuit het OCMW: toekenning of weigering van sociale hulp, aanvraag van documenten, afspraak met een sociaal assistent, uitnodiging voor een vorming of informatievergadering,... Bij de vereenvoudiging moet het centrum ook rekening houden met de wettelijke en administratieve voorschriften.
Eenvoudig en duidelijk taalgebruik
Het kan logisch klinken om te opteren voor eenvoudig en duidelijk taalgebruik, maar dit is geen evidentie, in het bijzonder voor een administratie. Het OCMW moet zich in de plaats stellen van haar gebruikers, die zich vaak ontredderd voelen bij het lezen van de te lange of te technische brieven. Velen onder hen laten zich ontmoedigen door de complexe inhoud en doen geen moeite meer om verder te lezen. Dit ligt aan de oorzaak van stroeve of vastgelopen contacten met de instelling, terwijl een vlot contact onmisbaar is voor kwalitatief sociaal werk. Zonder dan nog rekening te houden met het tijdverlies voor de sociale assistentes en administratieve diensten, die de inhoud van de brief opnieuw moeten uitleggen via telefoon of aan het onthaal.
Opmerkingen van het publiek
Nadat een specifieke vorming over communicatie en duidelijk taalgebruik, zal de werkgroep de brieven herschrijven. Tegelijkertijd is er een leesgroep, bestaande uit OCMW-klanten, die zijn mening zal geven over de vereenvoudigde brieven. Deze brieven zullen verder aangepast worden volgens de opmerkingen van de leesgroep. Dit OCMW-project zal een werk van lange adem worden. Vanaf september 2016 verstuurt het OCMW alvast haar eerste vereenvoudigde brieven.
